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低效杀手:让你聪明高效地工作

《低效杀手:让你聪明高效地工作》 

一本高效的时间管理工具书 

让你告别拖延

拥有更多休闲时光

◆ 作者简介

海伦妮•塞古拉(Helene Segura)是一位时间管理方面的专家,也是职场人士创造力培训的讲师,曾出版两本畅销书《生活如何变得有秩序:发现思考、学习和工作的最佳方式》(ROAD MAP to Get Organized:Discover Your Thinking, Learning and Working Styles to Get Your Life Back on Track)、《教师减压手册:如何轻松管理课堂》 (Less Stress for Teachers: More Time & an Organized Classroom)。她创办了自己的时间管理工作坊,帮助职场人士提高做事效率,拥有更多休闲时光。

◆ 内容简介

很多人都在抱怨工作忙忙忙,没有时间和精力陪伴朋友、家人,无法去做自己喜欢的事情……这本书可以帮助你彻底告别忙乱生活。 

不管你是长期拖延症患者,还是必须兼顾家庭和工作的职场妈妈,这本书中都有适合你的时间管理策略。 

本书包含很多案例,可以帮助你自我诊断,选择最适合自己的方法,让工作变得省时省力、事半功倍。这些实用的技巧包括改变思维方式、学会自我管理,打造高效的办公环境,了解时间去向、做好时间规划,甄别有价值的工作,分清事情的轻重缓急、寻找可能的帮手等,对于有改变低效工作、缓解拖延症状、平衡家庭工作关系等愿望的读者来说是一本实用手册。 

◆ 读者定位

一般大众/职场白领 

◆ 上架建议

畅销书/职场/管理/励志/自我经营

◆ 目录

绪论 打响时间管理的第一枪吧! 

第一部分  保持头脑清醒

第一章 掌控全局:改变思维方式,一切尽在掌控 

第二章 明确重点 

第三章 明确目标 

第四章 自我管理 

第五章 冷静思考 

第六章 会面:与改变相约,走出舒适区 

第二部分  提前规划,随机应变  

第七章 一切尽在掌控:提前规划,随机应变,防止混乱

第八章 高效管理长期任务 

第九章 在 24小时内完成任务:把待办清单变成已完成清单 

第十章 设置提示,不再忘记 

第十一章 打造高效的办公环境 

第十二章 整理办公室 

第十三章 为移动办公者创建移动办公室 

第十四章 在数字化时代坚持原则 

第十五章 妥善处理邮件  

第十六章 甄选有价值的邮件 

第十七章 高效利用手机 

第十八章 创建简单的文件整理体系 

第十九章 处理日常文件 

第二十章 随时随地记录,永不忘记保存 

第二十一章 了解时间去向,做好时间规划

第二十二章 围绕生活要事和目标进行规划 

第二十三章 甄别有价值的工作 

第二十四章 围绕工作要事和目标进行规划 

第二十五章 移动办公者的时间规划 

第三部分  组建你的团队  

第二十六章 一切尽在掌控:不要孤军奋战 

第二十七章  组建你的私人团队  

第二十八章 组建你的工作团队 

第二十九章 富有成效的团队会议 

第三十章 人尽其用 

第四部分  在具体情境中运用时间管理的方法  

第三十一章 我能一心多用,却完不成全部工作 

第三十二章 我的大脑总是超负荷运转 

第三十三章 我时常思想中断,想法满溢 

第三十四章 我经常分心或被打断 

第三十五章 每当坏事发生,我就陷入混乱 

第三十六章 我经常拖延 

第三十七章 我不是完美主义者,但不想出差错 

第三十八章 我入睡很困难 

第三十九章 我常常迟到或错过约会 

第四十章 我经常把机会变成压力  

第四十一章 我总是不顾一切地帮客户化解危机 

第四十二章 我从不坚持自己的时间管理计划 

小结 争当自己时间管理革命的先锋 

◆ 精彩样章

打造高效的办公环境

一个高效的环境是经过精心布置的,在这样的环境中工作,你可以认清自我,实现自己的理想。

最近总有人问我如何更好地布置办公室。在这个便利至上的社会,很多人对我回答“视情况而定”并不满意。

遗憾的是,根本没有最佳的布置方式,我们没有统一的结构图,没有固定的家具摆放位置,没有通用的物品需求清单,但我们需要能满足所有办公需求的完美办公室。那到底应该怎样布置呢?

进行区域划分

你在办公室会做哪些工作?付款、归档、打电话、做研究、搞设计……列出你所做的每一件事。在电脑上或者纸上画出办公室草图,在图上将每件工作对应的位置贴上便利贴,这样就可以把需要相同工具的工作划分到同一区域,工作时就不必走来走去了。

确定主要工作区的实际需要

基于任务清单和区域划分,确定哪些家具可以助你更好地开展工作?是否需要一个大桌子?是否需要一个电脑桌?每天都有很多文件要打印,是否需要额外空间放置打印设备?重新摆放现有家具,并根据需要购买新的家具。家具最好能够满足工作需要,这样你就不会总是担心家具的实用性。如果你和老板意见相左,就要尽可能对现有办公设备进行改造,或申请购买适合自己的家具。

基于使用频率放置所需物品

把最常用的物品摆放在触手可及的地方。不常用的物品可以放得稍远些。很少用到物品可以放在最远处或者小隔间内。越容易拿取的物品,也应该越容易被放回。这也是保持办公有序的窍门!

妥善摆放你的办公桌

办公室的布局应基于你的工作需要。办公桌并不是必需品。有些人的办公室内并没有摆放办公桌,因为不需要坐在桌前工作。有时候,完成某些工作只需一个台子即可。

该如何摆放物品?以下方法仅供参考:

一个直径较小的容器可以用来放置最常用的文具。如果太大,放置的文具容易变得混乱而不易找到。把平时最常用的物品放在办公桌最上面的抽屉里,把不常用的物品放在下层抽屉里。把常用的书籍、工作手册和活页夹立在办公桌旁边的书架上。多数办公桌都配有文件柜。将文件竖着置于柜中,便于取放。坐在桌前工作时,你不想时常起身去拿东西。那么把什么物品放在触手可及的地方呢?

坐在椅子上,先预想一遍今天的日程安排,确保工作所需的物品都方便可取,然后再想想其他重要工作所需的物品,在每周五晚上进行适当的调整,以防自己有所遗漏。这就是所谓的实践出真知。

划分办公区域以及常用物品摆放范例:

主要办公区域——办公桌。

日常文件——办公桌抽屉。

日常办公用品——办公桌抽屉。

不常用文件——文件柜。

打印机、扫描仪、传真机,这些设备的使用频率很高(但不是

每天)——可以放在办公桌附近。

项目文件、材料、日常工作相关书籍 ——放在办公桌旁的书架上,随时取用,触手可及。

项目工作区 ——开放式工作台,留出足够的工作空间,靠墙,摆在项目材料和档案柜中间。

其他办公用品和纸张——放在书架上,对着档案柜。

这时,你可能会说:“布置办公室肯定要花很多时间和精力!”告诉你一个小秘密:如果你现在不花时间整理办公室,将来会浪费更多时间去找东西。

做好物品收纳工作

一旦明确了各种物品的使用频率以及它们的摆放位置,就应该开始行动,将它们归位了。

最好使用透明收纳箱,因为可以使里面的物品一目了然。

收纳箱的尺寸取决于所放物品。如果收纳箱过大,不仅会浪费空间,还会让你放入各种本不该放入的物品。这很重要吗?当然,如果你不将物品分类放好,找起来就会很困难。如果各种物品混在一起,你就不得不把收纳箱里的所有东西都倒在桌上,才能找到想要的。这不但麻烦,而且会更浪费时间。

给每个收纳箱贴上标签,这样大家就都明确里面的物品,也知道用完后应该放回哪里了。

不要给放置日常用品的收纳箱盖盖子。盖子很碍事,尤其在整理东西的时候。如果箱子里装的是你需要随时取用的东西,记得不要盖盖子。如果放的是一些不常用的物品,可以盖盖子。

如果你的空间有限,不得不将收纳箱堆叠放置,要将放置不常用物品的收纳箱置于底部,因为你不会经常打开它们。有时候无所谓将收纳箱堆叠放置还是并排放置,但如果你的办公室空间有限,就要充分利用所有空间,包括垂直空间。要记住,箱子的放置位置取决于其被使用的地点和频率。

可以利用储物架代替堆叠的储物箱,放置在架子上的物品更方便被取用。摆置储物架可以充分利用垂直空间,两层储物架是最方便取用物品的。或者还可以用一组塑料抽屉放东西,需要拿放东西的时候,拉出抽屉即可。

放置你的项目资料

如果你要使用某些办公用品或纸张,把它们放在一个方便携带的收纳盒里,或者放在一个方便取用的文件盒里。有的客户利用专门放置文件筐的架子,在每个文件筐里放置不同的客户资料,尤其是立体的项目资料和物品。还有客户在桌子上放置文件分类收纳盒,将正在使用的文件资料放在里面,每个客户的资料都被分类放好,开会和打电话时做的零星记录也被放在一起。这样就可以轻松地找到所需的材料和信息了。

离开办公室前将物品归位

井然有序的办公室能让你愉快地开展工作。如果一大早就感受到一切井井有条,你就会愉悦地开始一天的工作。

如果走进一间杂乱无章的办公室,里面堆满了未完成的项目文件,或看到很多谁也不知道有何用途的东西,你就不会舒心地开展工作。这些未完成或混乱的文件会在你的潜意识里造成巨大的麻烦,它们悄无声息地影响着你的工作,耗尽你的力气。它们会让你的大脑停转,搞砸你要做的每件事。这也是需要及时清理它们的原因。

视觉型学习者特别容易出现注意力涣散的问题。大量物品会让你在潜意识里产生消极的态度,因为大脑会不断地提示你还有未完成的任务。

即使第二天还需要使用那些文件,你也要在下班前将一切恢复原样。这样做不仅能够保持办公室的整洁,还会让你思路更加清晰。

一个保持办公室整洁的方法就是赶快处理不知不觉中进入你办公室并扰乱你思绪的文件和物品。你应在 CHOP日处理它们。这些方法不仅有助于保持办公室的整洁,还能让你避免在工作中出现漏洞。建立后备机制会让你树立自信心,相信自己能够胜任工作,不会出现疏漏。因此,你无须将所有东西都摆在桌面上来提醒自己还有多少工作没有完成。

花费一些时间布置办公室,以最大限度地提高你的工作效率。你要从容不迫,才能节省更多时间。在时间管理革命的过程中,你一定会有所收获。

来源:中国人民大学出版社

文章来源:http://www.stnn.cc/culture/dushu/2019/0627/647778.shtml